Im Folgenden finden Sie eine Erklärung der wichtigsten Software-Funktionen.
Sollte diese für Sie nicht ausreichend sein, dann schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an kontakt@tymia.de oder vereinbaren direkt einen Demo-Termin. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Tymia stellt Ihnen unter folgendem Link auch einen umfangreichen Leitfaden zur Abrechnung nach GOÄ/GOP zur Verfügung. Insbesondere wenn Sie gerade mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit begonnen haben, kann dieser für Sie inhaltlich sehr hilfreich sein.
Rechnungen nach GOÄ erstellen
Um Rechnungen nach GOÄ in Tymia zu erstellen, empfehlen wir Ihnen das folgende Vorgehen:
Termin mit einem Patienten anlegen
Klicken Sie auf die gewünschte Buchungszeit im Kalender und füllen das Buchungsformular aus. Anschließend klicken Sie auf „Termin jetzt buchen“ (links unten).
Wenn Sie für einen Patienten erstmalig einen Termin einplanen, wird dieser automatisch Ihrer Patientenkartei hinzugefügt.
Die Rechnungserstellung ist mit Ihrem Terminkalender verknüpft. Auf diese Weise müssen Sie zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung nicht die einzelnen Leistungsdaten erneut eingeben und erzielen die größtmögliche Arbeitsersparnis.
Patientenakte aufrufen
Sie können die Patientenakte auf verschiedene Arten aufrufen, entweder über das Button „Patientenakte“ in der Terminmaske oder über das Hauptmenü auf der linken Seite>Patientenkartei.
GOÄ-Ziffer in der Patientenakte eintragen
Die Leistung, die Sie unter „GOÄ/GOP- und Coaching-Leistungen“ in der Patientenakte eintragen, wird bei jedem zukünftig gebuchten Termin bei diesem Patienten automatisch hinterlegt.
Dieser Eintrag dient also der Arbeitsersparnis, um nicht bei jedem Termin erneut dieselbe Ziffer per Hand abspeichern zu müssen.
Typischerweise geben Sie in der Patientenakte dementsprechend die 870, 861oder 812a/801a ein.
Durch Klick auf das kleine „+“-Symbol können Sie mehrere Leistungsziffern hinterlegen.
Bitte beachten Sie, dass bereits vorbestehende Termine durch die Eingabe der GOÄ-Ziffer in der Patientenakte keine GOÄ-Ziffer erhalten, dies gilt nur für zukünftig geplante Termine. Es empfiehlt sich also möglichst frühzeitig die GOÄ-Ziffer in der Patientenakte zu hinterlegen, um nicht zum Abrechnungszeitpunkt jeden Termin einzeln mit GOÄ-Ziffern versehen zu müssen.
Wenn Sie möchten, können Sie in der Patientenakte weitere Eintragungen für die Rechnungserstellung vornehmen, wie z.B. eine abweichende Rechnungsadresse oder eine spezielle Begründung für einen höheren Steigerungssatz.
Diagnose und Adresse eintragen
Damit eine Rechnung erstellt werden kann, benötigt der Patient außerdem eine Diagnose und eine Adresse. Beides können Sie in der Patientenakte eintragen. (Für Coaching-Rechnungen wird keine Diagnose benötigt.)
Außerdem können Sie in der Patientenakte weitere Inhalte der Rechnung bearbeiten wie z.B. eine abweichende Rechnungsadresse oder eine spezielle Begründung für einen erhöhten Steigerungssatz.
Bitte denken Sie daran sämtliche Änderungen in der Patientenakte auch zu speichern (Button links unten).
Zusätzliche einzelne Ziffern bei Bedarf am Termin hinzufügen
Einzelne zusätzliche Ziffern werden pro Fall nur einmal abgerechnet wie z.B. ein Psychotherapie-Antrag.
Solche Ziffern fügen Sie nicht als GOÄ-Ziffer in der Patientenakte, sondern stattdessen am einzelnen Termin einmalig hinzu.
Termin abrechnungsbereit?
Ein kleiner Haken rechts oben auf der Terminkachel im Kalender zeigt Ihnen, ob der Termin abrechnungsbereit ist. Das heißt, für diesen Termin sind Adressdaten des Patienten, eine Diagnose und eine GOÄ-Ziffer/Coaching-Kosten hinterlegt. Wenn einer dieser 3 Informationen fehlt, kann keine Rechnung erstellt werden, und der Haken erscheint nicht.
(Für Coaching-Rechnungen wird keine Diagnose benötigt.)
Rechnungen erstellen
Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie dann im Kalender rechts oben auf „Rechnung“.
Wenn Sie die Option „Alle Rechnungen erstellen“ anklicken, werden aus allen abrechenbaren Terminen in der Vergangenheit sämtliche Rechnungen erstellt.
Alternativ können Sie auch über „Einzelne Rechnung aus Terminen erstellen“, nur einzelne Rechnungen für bestimmte Patienten veranlassen.
Die Rechnungen können Sie dann als fertiges PDF- oder Word-Dokument unter „Rechnungen“ im Seitenmenü herunterladen.
Sie haben außerdem unter „Einstellungen“ >„Rechnungseinstellungen“ im Seitenmenü die Möglichkeit, die jeweils nächste Rechnungsnummer und Patientennummer zu ändern sowie weitere Einstellungen vorzunehmen. Hierzu zählen z.B. Hinweise zur Umsatzsteuer bei Coaching oder Gesundheitsleistungen oder zum Zahlungsziel.
Das Zahlungsziel geben Sie dabei in das Feld „Zahlungsmodalitäten“ zusammen mit der Bankverbindung ein, z.B. folgendermaßen: „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb von 10 Tagen auf folgendes Konto:“ gefolgt von der Kontoverbindung.
Unter Rechnungen>Auswertung können Sie sich außerdem eine monatliche Übersicht Ihrer Umsätze anzeigen lassen.
(Die Option „Termine müssen vor der Rechnungen zur Abrechnung freigegeben werden“ unter Einstellungen>Rechnungen ist nur für größere Praxen relevant, die z.B. eine Sprechstundenhilfe beschäftigen. Mit dieser Option kann im Prozess der Rechnungserstellung der Zwischenschritt „Freigabe“ verwendet werden. Als Einzelpraxis ist es einfacher, diese Option deaktiviert zu lassen.)
Zusatzinfo: In unserem Leitfaden zu GOÄ-Ziffern für Psychotherapie finden Sie übrigens umfangreiche Informationen zur Abrechnung nach GOÄ, auch zu Fragen bzgl. GOÄ 812a in Kombination mit 801a.
Kostenerstattungsverfahren abrechnen
Eintragungen in der Patientenakte
Sie können mit Tymia auch das Kostenerstattungsverfahren mit EBM komfortabel abrechnen. Hierzu führen Sie alle Schritte, die unter „Rechnungen nach GOÄ erstellen“ beschrieben sind, genauso durch mit folgendem Unterschied:
Sie wählen bei der Eingabe der Ziffer in der Patientenakte „Coaching“. Dann tragen Sie unter „Coaching Beschreibung“ die EBM-Ziffer mit Bezeichnung ein sowie unter „Honorar“ den betreffenden Betrag.
Da bei Auswahl von Coaching die Diagnose auf der Rechnung ausgeblendet wird, tragen Sie die Diagnose stattdessen in das Feld „Bemerkung auf der Rechnung“ ein.
Das hier beschriebene Vorgehen stellt einen Workaround dar bis die Abrechnung nach EBM regelhaft in Tymia implementiert ist.
Videochat
Den Videochat starten Sie wie folgt:
Online Termin erstellen
Um einen Video-Termin zu erstellen, wählen Sie als Terminart bei der Buchung einen Online-Termin.
Der Patient erhält dann automatisch einen Link mit einer TAN zur Einwahl in den Videochat zugeschickt.
Videochat starten
Um als PsychotherapeutIn den Videochat zu starten, klicken Sie im Kalender auf der Kachel des betreffenden Termins auf das kleine Pfeil-Symbol und wählen im Dropdown-Menü „Videochat starten“.
Wartebereich
Sie kommen zunächst in den Wartebereich. Der Button „Videochat starten“ wechselt seine Farbe von grau nach grün, wenn der Patient sich ebenfalls in den Wartebereich eingeloggt hat. Erst dann kann der eigentliche Videochat durch Klick auf den dann grünen Button „Videochat starten“ gestartet werden.
Verlaufsdokumentation
Sie können die Verlaufsdokumentation auf verschiedenen Klickwegen aufrufen.
Über das Dropdown-Menü an der Terminkachel oder über die Patientenakte:
Sie können in der Verlaufsdokumentation auch Dokumente hochladen wie z.B. einen Entlassbrief aus einer Klinik. Hierfür klicken Sie auf den Button „Dokumente hochladen.“
Einträge in der Verlaufsdokumentation sind revisionssicher, das heißt Sie können Änderungen vornehmen, diese bleiben jedoch im Archiv sichtbar.
Termine buchen vs. Termine zur Buchung freigeben
Um einen Termin für einen Patienten zu buchen, klicken Sie auf die gewünschte Terminzeit im Kalender und füllen die Terminmaske von oben nach unten aus. Das heißt Sie wählen die Terminart und tragen die Daten des betreffenden Patienten ein. Wenn Sie die Daten eingetragen haben, klicken Sie auf „Termin jetzt buchen“ links unten in der Terminmaske (rot markiert im Screenshot). Der Termin ist dann für diesen Patienten gebucht.
Wenn Sie einen Termin zur Buchung durch Patienten auf Ihrer Webseite oder Ihrem Profil bei Tymia anbieten möchten, dann wählen Sie nur die Terminart und klicken dann auf „Termin zur Buchung freigeben“ im oberen Bereich der Terminmaske (Blau markiert im Screenshot). Der Termin erscheint dann als buchbar z.B. für neue Patienten in Ihrem Profil auf Tymia oder auf Ihrer Webseite.
Terminarten
Im Seitenmenü können Sie unter Einstellungen > Terminarten auch eigene Terminarten anlegen. Sie können dabei die Bezeichnung der Terminart, den Ort und den minimalen zeitlichen Vorlauf zur Terminbuchung festlegen.
Dies bietet sich z.B. an für Paartherapie, Entspannungsverfahren etc.
